Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan
dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan
persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara
bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai
dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang
dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis TeknologiInformasi
senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agarsetiap penerapan
Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu
kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan
Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :
- Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai
aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi,
basis data, network management dan lain-lain.
- Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi
Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya
Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi &
keuangan dan lain-lain.
- Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan
spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan
produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti,
Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata
karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa
menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika
tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan
memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di
Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan
untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam
memajukan perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara
lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan
kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan
Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para
usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku
usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan
kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan
perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource
Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang
mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah
dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di
perusahaan tersebut, misalnya :
1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya
untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan
IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1
minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita
konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data
yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan
menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan
sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah
perusahaan akan kehilangan banyak order.
4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya
promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah
dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh
dunia.
5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau
perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam
merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui
kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh
dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua
aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan
penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan
semain meningkatnya margin perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh
IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang
dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan
ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari
penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor
keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam
berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control
perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk
mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory,planning expert dan
lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu
perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana
untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan
berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal
tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi
untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu
menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam
menghadapi keluhan pelanggan.
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya
dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen
teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs
perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa
proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara
langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value
tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk
menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu
menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan
pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing
baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business
semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus
yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”,
arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang
terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan
dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini.
Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan
dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan
strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan
dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif
perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa
lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila
pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap
strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya
pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi
pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua
strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki
marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan
keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat
dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan
perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT
merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi
user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan
framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana
seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada
infrastruktur IT.Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada
pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah
organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan
penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan
hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem
informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi
yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan
untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian
bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi
informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara
yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
• Pengetahuan mengenai teknologi baru
• Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
• Dibahas dalam diskusi perusahaan
• Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia
bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem
Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis.Untuk
itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan
yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem
Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung
kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan
dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi
tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk
mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya
melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman
mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi
diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam
organisasi itu sendiri.
IT mendukung perusahaan/organisasi di level
• Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
• Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses
• Operasional
Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI
Kesesuaian TI dan Bisnis
• Melakukan sinergi antara external dan internal domain
• Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal => umum dalam bisnis
• Domain TI:
Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI
• TI => enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak
hanya berfungsi sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi
bisnis).
Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan:
• Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.
• Operasional bisnis dan infrastruktur TI
– Hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat dilaksanakan.
Fungsional sering disebut kemampuan TI untuk memberikan solusi bagi proses bisnis (lebih efisien, efektif, reduced cost).